1. Wprowadzenie
Firma szkoleniowa Vethink Academy, specjalizująca się w szkoleniach dla lekarzy weterynarii z zakresu kompetencji miękkich, zobowiązuje się do świadczenia usług na najwyższym poziomie. W celu zapewnienia profesjonalnej obsługi i bezpieczeństwa uczestników, opracowaliśmy procedurę postępowania w przypadkach nieprzewidzianych i niepożądanych.
2. Definicje
- Sytuacje nieprzewidziane: Nagłe, nieoczekiwane zdarzenia, które mogą wpłynąć na przebieg szkolenia, np. problemy techniczne, zmiany pogodowe, choroba trenera.
- Sytuacje niepożądane: Zdarzenia, które negatywnie wpływają na komfort lub bezpieczeństwo uczestników, np. konflikty między uczestnikami, niewłaściwe zachowanie, awarie sprzętu.
3. Procedura postępowania w sytuacjach nieprzewidzianych
3.1. Problemy techniczne
- Identyfikacja problemu: Natychmiastowe zidentyfikowanie problemu technicznego (np. problemy z łącznością internetową, awarie sprzętu).
- Reakcja: Zespół techniczny podejmuje działania naprawcze. Jeśli problem nie może być rozwiązany natychmiast, uczestnicy zostaną poinformowani o przerwie technicznej.
- Alternatywne rozwiązania: W przypadku długotrwałych problemów, szkolenie zostanie przeniesione na inny termin, a uczestnicy otrzymają dostęp do nagrań lub dodatkowych materiałów szkoleniowych.
3.2. Choroba lub niedyspozycja trenera
- Informacja dla uczestników: Uczestnicy zostaną niezwłocznie poinformowani o niedyspozycji trenera.
- Zastępstwo: Jeśli to możliwe, szkolenie poprowadzi inny wykwalifikowany trener.
- Przełożenie terminu: W przypadku braku możliwości znalezienia zastępcy, szkolenie zostanie przeniesione na inny termin dogodny dla uczestników.
3.3. Katastrofy naturalne i inne sytuacje nadzwyczajne
- Ocena sytuacji: Zespół zarządzający natychmiast ocenia sytuację pod kątem bezpieczeństwa uczestników.
- Ewakuacja: Jeśli to konieczne, zostaną przeprowadzone działania ewakuacyjne zgodnie z obowiązującymi procedurami bezpieczeństwa.
- Przełożenie szkolenia: Szkolenie zostanie przeniesione na inny termin lub odwołane, a uczestnicy otrzymają zwrot kosztów lub możliwość uczestnictwa w innym terminie.
4. Procedura postępowania w sytuacjach niepożądanych
4.1. Konflikty między uczestnikami
- Mediacja: Natychmiastowa interwencja przez trenera lub koordynatora szkolenia w celu mediacji między stronami konfliktu.
- Rozmowa wyjaśniająca: Przeprowadzenie rozmowy wyjaśniającej z zaangażowanymi stronami, mającej na celu rozwiązanie konfliktu i przywrócenie komfortu uczestnikom.
4.2. Niewłaściwe zachowanie uczestnika
- Ostrzeżenie: Udzielenie ostrzeżenia uczestnikowi naruszającemu zasady.
- Wykluczenie: W przypadku braku poprawy zachowania, uczestnik może zostać wykluczony ze szkolenia. W takim przypadku firma nie zwraca kosztów uczestnictwa.
4.3. Awarie sprzętu i inne problemy logistyczne
- Identyfikacja problemu: Szybka identyfikacja problemu przez personel techniczny lub logistyczny.
- Działania naprawcze: Podjęcie natychmiastowych działań naprawczych lub logistycznych.
- Alternatywne rozwiązania: W przypadku długotrwałych problemów, zapewnienie alternatywnych rozwiązań (np. zmiana sali, dostarczenie zastępczego sprzętu).
5. Kontakt i zgłaszanie incydentów
W razie wystąpienia sytuacji nieprzewidzianych lub niepożądanych, uczestnicy powinni niezwłocznie skontaktować się z koordynatorem szkolenia:
- Adres e-mail: monika.manka@vethink.eu
- Numer telefonu: +48 787 071 953
- Osoba kontaktowa: Monika Mańka, Koordynator Szkolenia
6. Postanowienia końcowe
Firma Vethink Academy zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej procedury w celu zapewnienia jak najlepszej obsługi i bezpieczeństwa uczestników. O wszelkich zmianach klienci będą informowani za pośrednictwem strony internetowej oraz e-mailowo.