Jesteś właścicielem lub menadżerem zespołu w przychodni weterynaryjnej i masz poczucie, że Twoi pracownicy są przemęczeni, zestresowani, brak im motywacji i narzekają na liczbę obowiązków? Praca w lecznicy, gdzie lekarze weterynarii, technicy, recepcja i pozostały personel jest przez cały dzień narażona na stresujące sytuacje, jest bardzo obciążająca. Twoim zadaniem jest stworzyć miejsce przyjazne dla klientów i ich pupili, ale przede wszystkim dla swojego zespołu!
Zacznij od organizacji pracy zespołu.
Zastanów się czy harmonogram dyżurów na najbliższy tydzień zakłada:
Przerwy między wizytami oraz dłuższą przerwę na lunch. Margines czasu między wizytami daje szansę na pokrycie opóźnień, a personel nadal będzie miał czas na posiłek i odpoczynek.
Ostatnia konsultacja jest zaplanowana na około pół godziny przed końcem godzin pracy. Tak ułożony plan daje możliwość wyjścia z pracy o zaplanowanej godzinie, nawet kiedy pojawi się niezaplanowany zabieg czy konsultacja.
Raz w tygodniu jedno przedpołudnie lub nawet cały dzień bez konsultacji. Daje to możliwość skupienia się tylko na bieżących tematach lub nadgonieniu “papierkowej roboty” czy sprawach organizacyjnych.
Zabiegi planowane są na pierwszą połowę godzin pracy. Dzięki temu ewentualne opóźnienia wynikające np. z komplikacji w trakcie zabiegu można nadrobić w kolejnych godzinach pracy.
Zaangażowanie zespołu w planowanie zmian. Dzięki możliwości wyrażenia swojej opinii oraz ingerowania w harmonogram, dajesz pracownikom większe poczucie przynależności i sprawczości.
Regularne przerwy w ciągu dnia. Trudne do opanowania emocje jak złość, frustracja, rozdrażnienie, itp., powstają w wyniku niezaspokojenia potrzeb przez dłuższy czas. Jeżeli lekarz będący na dyżurze jest głodny i od 4 godzin myśli o tym, że miał zadzwonić do przychodni “w sprawie xyz”, ale przez cały ten czas nie miał przerwy by móc zaspokoić swoje potrzeby, to jest on dużo bardziej narażony na wyprowadzenie z równowagi przez klienta, popełnienie błędu czy też spowodowanie dużych opóźnień. Badania jednoznacznie pokazują, że krótkie, ale regularne przerwy znacząco podnoszą wydajność pracowników.
Czy to się opłaca?
Myślisz sobie “tak to my nic nie zarobimy!”? Pamiętaj jednak, że długotrwałe przemęczenie powoduje:
- spadek wydajności,
- niezadowolenie klientów,
- bezsenność (co jeszcze bardziej pogłębia problem),
- wypalenie zawodowe,
- problemy psychosomatyczne,
- pogarszającą się atmosferę w zespole
W konsekwencji wpływa to na dużą rotację i jakość świadczonych usług. Brak koncentracji i rozdrażnienie powodują, że zadania które można byłoby wykonać w kilka minut, często zajmują nawet dwa razy więcej czasu. Natomiast wdrażanie nowego członka zespołu, to również co najmniej kilka miesięcy zanim w pełni będziemy w stanie wykorzystać pełny potencjał pracownika.
Jak wspierać zespół w trudnych sytuacjach w gabinecie weterynaryjnym?
Najprościej będzie jeżeli wprost zapytasz swoich pracowników czego potrzebują w ciągu dnia w pracy, aby w szybkim czasie zregenerować się. Pamiętajmy, że dla jednych będzie to spacer na świeżym powietrzu, a dla innych możliwość posłuchania muzyki. Jeżeli Twój plan dyżurów znacząco odbiega od powyższych założeń, to zacznij od wprowadzenia jednego elementu. Wszelkie zmiany wprowadzaj małymi krokami, aby móc na bieżąco weryfikować co się sprawdza i jak reaguje na to zespół.
Zachęcaj też swoich pracowników, aby zastanowili się nad tym co zazwyczaj przynosi im odprężenie w stresujących sytuacjach. Im większa samoświadomość wśród pracowników, tym jesteś w stanie lepiej poznać ich potrzeby. Co za tym idzie, jesteś w stanie stworzyć bardziej przyjazne miejsce pracy, do którego pracownicy będą z chęcią przychodzić ze względu na poszanowanie ich potrzeb.
Zapewnienie odpowiednich warunków pracy to jedno, natomiast należy pamiętać, że najwięcej stresu pojawia się w kontakcie z klientem. Zarówno dotyczy to osób pracujących na recepcji jak i całego zespołu medycznego. Dlatego warto podnosić kompetencje całego zespołu w obszarze budowania relacji i komunikacji z klientem, przy równoległym zapewnieniu odpowiednich warunków pracy i poszanowaniu czasu prywatnego swoich pracowników.
